経営コラム第107回「賢い社長の経理財務の見どころ・勘どころ・ツッコミどころ」配信！

第107回　書類のデジタル化で仕事を見える化し、効率化とミス削減を実現

書類のデジタル化のメリット
ビジネスにおいて、紙の書類で仕事をすることがこれまで続いてきました。
しかし、紙ベースの仕事には、情報共有の難しさや、作業の非効率さ、転記ミス、入力ミスなど、業務上のさまざまな問題があります。
このような課題を解決するために、多くの企業が書類のデジタル化に取り組んでいます。
書類をデジタル化することで、業務の見える化が進み、効率性と正確性が飛躍的に向上します。
特に書類の多い経理部門では、デジタル化により大きな効果が期待できます。
そこで今回は、書類のデジタル化によるメリットについて、説明します。

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■書類をデジタル化すると仕事が見える化する

分業して働く会社組織では、複数の人が情報を必要とするので、原本の紙書類しかないのは不便
書類をデジタル化しクラウドや社内サーバー上で一元管理することで、必要な情報にすぐにアクセスできる
書類の申請状況や承認履歴をパソコン画面で確認できれば、どこで滞っているのかが明確になる

■デジタル化による業務効率の向上

書類をデジタル化すると、検索機能を活用して必要な情報を瞬時に見つけることが可能になる
電子データは複数の人が同時にアクセスし、編集することが可能
書類をデジタル化する際には、時間短縮やコスト削減など業務効率化の目的を具体的に定めておく

■デジタル処理で作業ミスを軽減

紙の書類では、伝票への転記や、手動でのデータ入力中にミスが生じる可能性がある
デジタルデータを利用すれば、入力作業の自動化やチェック機能を活用でき、人為的なミスが減る
会計システムに搭載されたＡＩ機能が、勘定科目の残高確認や取引の整合性を検証しエラーを警告

書類のデジタル化は、業務の見える化を進めるだけでなく、効率化やミス削減にもつながる

デジタル化は短期的には初期費用やシステム運用の課題を伴うが、長期的には業務全体の生産性向上が期待できる