経営コラム第84回「賢い社長の経理財務の見どころ・勘どころ・ツッコミどころ」配信！

第84回　電子取引データは1カ所でまとめて管理する

電子取引のデータはどこに保存しておけばいいですか？
電子帳簿保存法（電帳法）改正により2024年1月から電子取引データの保存が義務化されるにあたり、システム整備ができていない中小企業からの問い合わせが増えています。
新聞やネットメディアなどでも電子取引に関する記事が掲載されることが多くなり、慌てて対応を検討する中小企業は少なくありません。
また、電子取引データの保存ルールを社内で決めていたとしても、全社員がその通りに運用しているとは限りません。
そこで今回は、電子取引データの保存管理の仕方について、説明します。

電子取引のデータ管理の準備は社内で進んでいますか？

･･･…続きを読む

■電子取引データを業務ワークフローに組み入れる

電子取引データを不備がないように管理するには、業務ワークフローに組み入れる
中小企業の場合、経費精算や請求書支払管理のクラウドサービスを利用する
電子取引データをクラウド上に保存し上司がその内容を確認、経理が最終的にチェックする

■証憑管理ストレージや会計システムのオプション機能を利用

電子取引データを単純に保管しておくのであれば、証憑管理ストレージサービスを利用する
証憑管理ストレージ上で登録や訂正の履歴管理ができ、日付や金額、取引先名の検索も可能
会計システムのオプション機能で電子取引データ保存用のストレージを提供しているケースもある

■ファイルサーバに種類別フォルダ管理
社内で共有ファイルサーバに経理関係書類のフォルダを設定して電子取引データを管理する
「請求書」「見積書」など書類の種類ごとにフォルダを区分して電子データを保存する
ファイル名に「取引日」「取引金額」「取引先名」を付けるなどして、条件検索できるようする

電子取引に関するデータの管理の仕方は、会社の規模やデータの件数等により異なる

社内や取引先のデジタル化の状況に合わせて、適切なデータ管理方式を検討して選択する