経営コラム第83回「賢い社長の経理財務の見どころ・勘どころ・ツッコミどころ」配信！

第83回　電子取引のシステム対応が間に合わない場合の対処法

電子取引データのシステム対応が間に合わなかったら…
電子帳簿保存法（電帳法）の改正により、2024年1月から電子取引データの原本保存が義務化されます。
しかし、多くの中小企業では人材や資金に余裕がないため、電子取引データの管理の整備やシステム導入が進んでいないのが現状です。
今後の税務調査においても、電帳法の改正対応が間に合わない中小企業は、どのような対処をしておけばいいのか心配なところです。
そこで今回は、電子取引データのシステム対応が間に合わない場合の対処法について、説明します。

電子メールで受信したPDFの請求書をどこに保存していますか？

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■電子取引データの改ざん防止措置対策

・専用のデータ管理システムを導入し運用する
・データ管理機能のあるクラウドサービスを利用する
・訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を作って守る

■見読可能性と検索機能の確保

電子取引は、データを画面に表示して見ることができる状態にしておく
電子取引データを取引年月日、金額、取引先名の3つをキーワードとして検索できるようにしておく
税務調査では、日付と金額などの複合条件でも電子取引データを検索できることが求められる

■システム整備が間に合わない場合の対処法
資金不足や人手不足等で電帳法の規定どおりに電子取引データの保存要件を満たせない場合、次のことだけは最低限守る
・原本の電子取引データは絶対に削除しない
・電子取引データを紙にプリントアウトしておく

電子データの管理ができていない場合、社長や社員のパソコンやメールまで税務調査の対象となる危険があるので注意

2024年からは電子取引データを社内のファイルサーバや経理のパソコンなどの決められたフォルダで一元管理する