経営コラム第63回「賢い社長の経理財務の見どころ・勘どころ・ツッコミどころ」配信！

第63回　2024年1月から電子取引データの保存義務化が始まります

テレワークの普及にともない、見積書や請求書などを紙に印刷して押印し郵送することなく、インターネット経由でPDF形式等のデジタルデータのまま送受信するのが一般的になりました。
この「電子取引」を利用すると、時間もコストも節約できるのがメリットです。
デジタルだと仕事の効率が上がるので、「電子取引」を利用する会社が増えつつあります。
一方で、「電子取引」の取扱いに関しては、電子帳簿保存法により一定の要件に従って電子データを保存することが義務づけられることになっています。
このため2023年中に、電子取引の経理処理について、準備が必要になります。
そこで今回は、電子取引のデータ保存の対応について、説明します。

御社は電子取引を利用していますか？

･･･…続きを読む

⚫️2024年1月から電子取引のデータ保存が義務化

2023年末まで電子データの保存義務が猶予され紙に印刷し保存することも認められていた
2024年1月からは電子取引のデータ保存の義務化が原則通り開始される
中小企業においても電子取引のデータ保存が待ったなしでの対応を迫られる

⚫️電子取引のデータ保存方式

電子帳簿保存法において電子取引のデータの保存の仕方について、次の要件が求められる
・登録修正削除等の履歴が管理されている
・画面に表示して閲覧できる状態にある
・条件検索が可能である(日付、金額、取引先)

⚫️電子取引データを社員のパソコンに保存するのは危険
電子取引のデータを受信した社員のパソコンにそのまま保存しておくだけではダメ
税務調査においては原本の電子データのダウンロードが求められる
取引担当者のパソコンのデータやメールの送受信履歴なども調査対象になりかねない

データ保存のシステム対応や事務処理規程の作成には時間と費用がかかるので早めに準備が必要

税務調査も紙の帳簿と書類を検証するやり方から、ペーパーレスで電子データを検索するやり方に変わっていく