経営コラム第100回「賢い社長の経理財務の見どころ・勘どころ・ツッコミどころ」配信！

第100回　郵便料金値上げで請求書の発行は紙から電子へ

請求書のペーパーレス化
２０２４（令和６）年１０月１日から、郵便料金の値上げが予定されています。
消費税増税に伴う料金改定を除くと、約30年ぶりの値上げです。
会社経営において、様々な経費が値上げされる現状において、さらに通信費の増加が利益を圧迫することになります。
ダイレクトメール等の郵便物は送付数を調整することが可能ですが、事務的な請求書については必ず発行しなければなりません。
今まで通り、請求書を郵送していたら単なるコスト増になってしまいます。
一方で、会社が請求業務をデジタル化して経費削減する絶好の機会でもあります。
そこで今回は、請求書のペーパーレス化について、説明します。

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■請求書をペーパーレス化して経費を削減

請求書を発行するには、郵便費用だけでなく、印刷費用、封筒代、その他事務の人件費がかかる
請求書を紙に印刷するのをやめて、デジタル・データで送信すれば、経費削減できる
電子帳簿保存法の改正にで書類の電子化が認められるようになりペーパーレス化が進んでいる

■紙をなくすと請求業務が大幅にスピードアップ

請求書の発送を郵便からデジタル送信に切り替えれば、即時に顧客側に到達し情報伝達のタイムラグは解消される
ペーパーレスの場合、パソコンで請求書を作成しPDF形式で定型文のメールに添付して送信すれば完了
請求書の作成から送信、会計システムへの仕訳連携、入金回収確認までをオンラインで一元管理できる

■電子受信した請求書は電子取引としてデータ保存
電子メールなどで受信した請求書データは、電子帳簿保存法の「電子取引」に該当
電子取引のデータについては、３つ要件を守って保存することが義務付けられている
会社が顧客宛に発行した売上請求書（インボイス）の控えは、電子データで保存することが可能

紙の請求書に捺印して郵送するという古い商慣習をやめると、経費削減とスピードアップが実現できる

紙の消費を減らすとともにＣＯ２削減により地球環境負荷を軽減し、持続可能な経営を推進する